IT资产记录不准确增加南非机构成本——TimesLIVE
在南非大型机构中，数千台笔记本电脑可能因登记错误而被视为丢失，尽管它们实际上仍在工位、柜子里、员工家中或其他分支机构。正如TimesLIVE所写，设备位置和状态记录不正确会导致不必要的采购和软件支出。
科技公司V-Track负责追踪和资产管理业务的瓦伦·纳吉亚表示，无人能够说明去向的设备并不一定是丢失或被盗。她说，设备经常被分配给错误的员工、登记在错误的位置、存放后未更新数据，或者在移动后未更新相关信息。
登记记录中的差异
纳吉亚表示，在将账面数据与实际拥有的设备进行核对时，初步差异可能占该机构全部IT资产的20%。在大型机构中，这意味着数千台设备的所在地或状态被错误标注。
她认为，混合办公模式未必增加了丢失设备的数量，但显著增加了追踪这些设备的难度。过去，大部分设备都在办公室内，而现在它们在办公室、员工家中、客户场所和共享办公空间之间移动。包括电子表格在内的手工登记系统并不总能跟上这类流动。
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许可证与数据保护
隐性成本不仅可能与购买新笔记本电脑有关，也可能涉及软件许可证。纳吉亚称，企业发现许可证被分配给已报废或转交给其他用户的设备、存在重复安装，以及无人使用的软件付费订阅。在一些情况下，收回这些许可证覆盖了资产管理项目相当大一部分成本。
使用V-Track的西北大学表示，该系统帮助其更准确地确定IT资产的位置和设备当前用户。分析发现了所谓的“幽灵资产”以及校园内设备移动异常情况。
纳吉亚还举例称，一名前员工尽管多次被要求归还，仍未归还公司设备。V-Track发现了该资产，远程锁定设备并清除了机密数据，相关信息随后被移交给南非警方调查。她强调，未登记设备的主要风险不在于设备价值，而在于可能出现未经授权的数据访问。
